El Archivo General del Estado de Oaxaca (AGEO), órgano desconcentrado de la Secretaría de Administración, es el segundo archivo más importante del país, después del Archivo General de la Nación (AGN). Por ello, esta institución cuenta con herramientas y medidas para cumplir con tareas importantes para la preservación de la memoria histórica del estado, con capital humano capacitado para las labores de conservación y restauración.

Para que un documento forme parte del acervo se realizan primero trabajos de organización, los cuales incluyen acciones como la identificación de documentos por fecha, valor histórico y el estado en el que se encuentran, los elementos que conforman un archivo pasan al Departamento de Conservación y Restauración para recibir tratamientos que aseguren la integridad de los mismos.

La preservación son todos los procesos administrativos que dan atención a los documentos. La conservación son las medidas preventivas que, aunque no inciden de manera directa, ayudan a detener el deterioro de los mismos. Éstas son el monitoreo y el registro de los niveles de humedad y temperatura, la cantidad de luz que entra en el resguardo y la limpieza en los repositorios.

Después se implementan medidas de estabilización que comprende el diagnóstico, la limpieza con brocha o aspiradora, alguna desinfección y las intervenciones menores como refuerzos en las roturas o laminados. Por último, se encuentra la restauración, acciones que inciden en el documento. Son directas y más intrusivas, pero siempre respetando el documento original y que los materiales sean totalmente compatibles y reversibles.

María Magdalena Heredia Espitia, asesora especializada en el Departamento de Conservación y Restauración, explicó que los documentos que muestran un deterioro mayor pasan al taller para hacer un diagnóstico que dictamine el tratamiento que recibirá, el cual puede ser una restauración o una intervención menor.

“Las actividades que desarrollamos van en función de la preservación del testimonio tanto del soporte como del contenido, pero lo más importante es que el documento pueda llegar en las mejores condiciones de una manera integral hacia la y el usuario”, comentó. “Que pueda tener acceso a esta información y que pueda hacer investigación que ayude a construir nuestra identidad, a tener conocimiento sobre la historia, de la gente que estuvo antes en nuestro estado y entender nuestro contexto actual”.

Esta labor es posible gracias a las instalaciones con las que cuenta el AGEO, edificio creado para el resguardo, la conservación y la difusión del patrimonio documental. Las áreas están diseñadas para que cada proceso se pueda realizar sin ningún problema, siguiendo la normativa establecida por la Ley General de Archivos y la Ley Estatal.

“Hablando del área de restauración, tenemos el equipo necesario para poder realizar nuestras tareas, como intervenciones que implican hacer lavados y laminados”, agregó. “Contamos con los materiales adecuados y compatibles con los documentos, esto significa que son libres de ácido, que son neutros, de una calidad conservativa, que perduren en el tiempo y que, si es necesario, también se puedan retirar sin causarles daño”.

Rosa Ángela Flores González, asesora especializada en el área de estabilización documental del Departamento de Conservación y Restauración, comentó que después de estas medidas “se realiza una ficha clínica donde vamos anotando cómo está integrado el papel, si viene cocido, si viene con hojas sueltas, su manufactura, su deterioro por hongo o por insectos”.

Esta ficha clínica determina si el documento está en condiciones de ser consultado, si se regresa a repositorios o si necesita un proceso más adelante para su conservación o restauración. “Es importante que el personal porte su equipo de protección como guantes, respirador, traje tyvek y cofia, porque estamos en contacto con documentos que pueden estar sucios o incluir algún hongo y también para asegurar la integridad de las piezas”, puntualizó.

Por su parte, Flavio Gómez Reyes, jefe del área de Restauración de material bibliohemerográfico, explicó que, una vez que están limpios los documentos, son llevados a su área. “Aquí estabilizamos y restauramos material encuadernado como libros, revistas, folletos o periódicos”, señaló. “Le hacemos injertos, se refuerza la costura, todo el interior del libro se trabaja primero y después se trabaja la cartera. En muchos de los casos elaboramos una guardia de protección y cuando son libros muy grandes se les elabora una caja de polipropileno para guardarlos”.

“La importancia de realizar este trabajo es que conservamos los documentos y los que están dañados los trabajamos para que las futuras generaciones puedan consultarlos y conozcan sobre la historia de Oaxaca”, finalizó.

El Archivo General del Estado de Oaxaca salvaguarda más de 3.5 kilómetros lineales de memoria documental, el cual puede ser consultado por el público en general. El edificio se encuentra en la calle Los Pinos esquina Av. Canteras S/N, Santa María Ixcotel, Santa Lucía del Camino, Oaxaca, a un costado del Bosque del Deporte Ciudad de las Canteras. Para mayores informes están disponibles las redes sociales @AGEO_GobOax en Twitter y @ArchivoGeneralDelEstadoDeOaxaca en Facebook.